Protocollo

Ultima modifica 30 ottobre 2023

Il registro di protocollo è uno strumento della Pubblica Amministrazione che costituisce prova ufficiale dell’arrivo e partenza degli atti presso la P.A. stessa. La normativa in materia (Circolare del Ministero degli Interni Astengo n. 17100/2 del 1/3/1897, D.P.R. 445/2000, Codice D.Lgs. 82/2005, Circolari Digit PA, ecc.) prevede che i documenti registrati in esso devono essere immodificabili e si deve avere certezza sulla loro provenienza e genuinità.

Dal 2004 le norme sull’Amministrazione Digitale hanno introdotto prima il protocollo elettronico (per cui il registro cartaceo è stato sostituito da una procedura informatica) e poi del protocollo informatico (per cui è possibile ricevere e protocollare documenti in formato informatico senza stamparli, inserendoli poi nella procedura dei flussi documentali di ogni ufficio), cui il nostro Comune si è adeguato.

Si descrivono qui di seguito le procedure seguite in merito da parte dell’Ufficio Protocollo, le quali si differenziano parzialmente a seconda che si tratti di documenti cartacei o documenti informatici che pervengano al medesimo. Queste istruzioni si riferiscono esclusivamente ai requisiti minimi per la protocollabilità di un documento che pervenga all’Ufficio Protocollo. Restano ferme tutte le altre norme di legge e regolamentari che regolano l’accettabilità o meno dei documenti da parte degli Uffici destinatari ed la regolarità del loro contenuto ai fini del procedimento amministrativo cui si riferiscono. In merito si vedano le sezioni relative ai vari uffici.

Documenti cartacei

Possono essere protocollati, se provenienti da privati, solo i documenti cartacei cui sia stata apposta in calce la firma autografa. Per le pubbliche amministrazioni, in caso di atti (anche cartacei) prodotti con sistemi informatici la firma è sostituibile dall'indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile. Non è dunque possibile protocollare, ad esempio, una lettera anonima (senza indicazione del mittente e senza firma) oppure una lettera di un privato senza una firma che sia autografa (cioè fatta a mano) ed olografa (cioè fatta a penna): non va bene una fotocopia di un documento firmato, né è protocollabile una fotografia, un prospetto o qualsiasi altro documento cartaceo, se sono sprovvisti di indicazione della provenienza (carta intestata, oppure nome cognome e indirizzo del mittente) e di firma a mano.

In via derogatoria, si accetta di protocollare le fatture non firmate ma complete di tutti requisiti di legge (dati del creditore, dati del debitore, numerazione, data, somme dovute, ecc.), in quanto la normativa europea e l’articolo 21 del DPR n. 633/1972 e le s.m.i. non prevedono la firma del creditore tra gli elementi essenziali ed obbligatori della fattura.

Documenti trasmessi via fax

Secondo l’articolo 38, 1° comma, del D.P.R. 445/2000, tutte le istanze e le dichiarazioni possono essere trasmesse alla P.A. tramite fax. Il numero di fax dell’Ufficio Protocollo del Comune è 0172/44333: va bene anche qualsiasi altro numero di fax di un altro Ufficio del Comune che poi si premuri di farlo pervenire all’Ufficio Protocollo stesso. E’ però necessario:

• che il documento trasmesso abbia le stesse caratteristiche di cui al precedente punto (Intestazione di provenienza e firma autografa, tranne che per quanto riguarda le PP.AA.)
• che il Telefax abbia riportato sul documento stampato almeno il numero telefonico di provenienza, il numero di pagine stampate e l’ora di ricezione (occorre dunque che il fax di partenza consenta di individuare tali dati)

Documenti trasmessi per via telematica

Per “via telematica” si intende principalmente la trasmissione tramite posta elettronica di un documento informatico (cioè un file). Occorre che il documento (cioè il file) trasmesso abbia le caratteristiche determinate dalla normativa in materia. Pertanto l’Ufficio protocolla la ricezione di documenti informatici solo se essa è avvenuta nei seguenti modi, anche alternativi fra loro:

• messaggio da una qualsiasi casella di posta elettronica, con allegato il documento da protocollare in uno o più file sottoscritti con firma digitale
• messaggio di posta elettronica il cui autore sia identificato dal nostro sistema informatico con l'uso della carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei servizi
• messaggio trasmesso tramite la casella di posta elettronica certificata (PEC) del mittente alla casella di PEC del Comune comunebra@postecert.it
• copia informatica (scanner) del documento recante la firma autografa e la copia del documento d'identità del dichiarante acquisite mediante scanner e trasmesse tramite una qualsiasi casella di posta elettronica, semplice o certificata, alla casella di posta elettronica protocollo@comune.bra.cn.it o a qualsiasi altra casella di posta elettronica del Comune il cui ufficio provveda ad inoltrarla alla suddetta casella di posta

Non sono dunque protocollabili, ad esempio: semplici messaggi di posta elettronica non certificata e/o senza documenti di identità allegati, copie informatiche di documenti non firmati autografamente, ecc.

Tempi di conclusione del provvedimento: 24 ore.