Le journal de protocole est un outil d'administration publique qui est la preuve officielle d'arrivée et de départ des actes à l'Autorité palestinienne elle-même. La loi (circulaire du ministère de l'Intérieur Astengo n. 17100 / 2 de 1 / 3 / 1897, République populaire démocratique 445 / 2000, Code législatif. 82 / 2005, circulaire Digit PA, etc.) Déclare que les documents stockés dans ils doivent être indubitables et doivent être sûrs de leur origine et de leur authenticité.

Depuis le 2004, les règles relatives à l'administration numérique ont d'abord introduit le protocole électronique (pour lequel le registre papier a été remplacé par une procédure informatique), puis le protocole informatique (pour lequel il est possible de recevoir et de consigner des documents au format informatique sans les imprimer, puis les insérer dans la procédure de flux de documents de chaque bureau), à laquelle notre municipalité s’est adaptée.

Les procédures suivies par le bureau du protocole sont décrites ci-dessous et sont partiellement différenciées selon qu’il s’agit de documents papier ou de documents informatiques reçus par ceux-ci. Ces instructions font exclusivement référence aux exigences minimales en matière de protection d'un document reçu par le bureau du protocole. Toutes les autres lois et réglementations qui régissent l'acceptabilité ou non des documents par les destinataires et la régularité de leur contenu aux fins de la procédure administrative à laquelle ils se réfèrent restent fermes. À cet égard, voir les sections relatives aux différents bureaux.

Documents papier: si venant de particuliers, seuls les documents papier sur lesquels la signature manuscrite a été apposée peuvent être enregistrés. Pour les administrations publiques, dans le cas de documents (y compris en papier) produits avec des systèmes informatiques, la signature peut être remplacée par l’indication imprimée, sur le document produit par le système automatisé, du nom du responsable. Il n'est donc pas possible d'enregistrer, par exemple, une lettre anonyme (sans indication de l'expéditeur et sans signature) ou une lettre d'un particulier sans signature autographe (c'est-à-dire faite à la main) et olographe (c'est-à-dire faite au stylo): Bien une photocopie d'un document signé, ni une photo, un prospectus ou tout autre document papier, s'ils ne possèdent pas d'indication de leur origine (papier à en-tête, ou nom, prénom et adresse de l'expéditeur) et signés à la main.

Par dérogation, vous acceptez de signer des factures non signées mais remplissez toutes les conditions légales (données du créancier, coordonnées du débiteur, numérotation, date, sommes dues, etc.) en tant que loi européenne et article 21 de DPR n. 633 / 1972 et SMI n'exigent pas de signature de créancier entre les éléments essentiels et obligatoires de la facture.

Documents transmis par fax: Selon l'article 38, paragraphe 1 °, du DPR 445 / 2000, toutes les instances et les déclarations peuvent être envoyées au PA par télécopie. Le numéro de fax du bureau du protocole de la municipalité est 0172 / 44333: tout autre numéro de fax provenant d’un autre bureau de la municipalité convient également. Ce numéro doit ensuite être envoyé au bureau du protocole lui-même. Cependant, il faut:

  • que le document transmis a les mêmes caractéristiques qu'au point précédent (source d'origine et signature autographe, sauf PP.AA);
  • que le fax a imprimé sur le document imprimé au moins le numéro de téléphone de la source, le nombre de pages imprimées et l'heure de réception (ainsi le fax de départ doit être capable de localiser ces données).

Documents transmis par télématique: "télématique", la transmission électronique d'un document informatique (c'est-à-dire un fichier). Le document transmis (c'est-à-dire le fichier) doit avoir les caractéristiques déterminées par la législation pertinente. Par conséquent, l'Office ne recevra la réception de documents informatiques que si elle a été effectuée de la manière suivante, y compris des alternatives:

  • message provenant de n'importe quelle boîte aux lettres, avec pièce jointe le document à documenter dans un ou plusieurs fichiers signés numériques;
  • e-mail dont l'auteur est identifié par notre système informatique avec l'utilisation de la carte d'identité électronique ou de la carte nationale des services;
  • message transmis par la boîte e-mail certifiée (PEC) de l'expéditeur à la boîte PEC de la municipalité comunebra@postecert.it;
  • copie informatique (scanner) du document portant la signature manuscrite et la copie de la pièce d'identité du déclarant acquise au moyen d'un scanner et transmises au moyen d'une simple boîte aux lettres électronique certifiée conforme à la boîte aux lettres électronique protocollo@comune.bra.cn.it ou à tout autre courrier électronique de la municipalité dont le bureau l'enverra à la boîte aux lettres susmentionnée.

Par conséquent, ils ne sont pas protocollables, par exemple: des messages électroniques non certifiés simples et / ou des documents d'identité non joints, des copies sur ordinateur de documents non signés, etc.


Moment de la conclusion de la disposition: 24 heures.